MANUAL DE CONVIVENCIA LABORAL

A continuación, se presenta el Manual de Convivencia Laboral para Grupo Skala SAS, elaborado bajo los lineamientos de la Resolución 3461 de 2025 y apoyado en la política clara de prevención y cero tolerancias al acoso laboral de GRUPO SKALA SAS.

Objetivos del Manual

• Promover un ambiente laboral seguro, saludable y respetuoso.

• Prevenir, detectar y tramitar situaciones de acoso laboral y discriminación.

• Fomentar las relaciones positivas, la colaboración y la igualdad entre todos los miembros de la empresa.

• Establecer el reglamento de funcionamiento del comité de convivencia laboral
  

Principios Rectores de convivencia

Los principios de convivencia buscan establecer los lineamientos éticos de Grupo Skala SAS, de tal forma que se conviertan en guía de las actitudes que deben adoptar los trabajadores en el desarrollo de los servicios misionales de la sociedad. Por lo cual se establecen los siguientes principios que guían las relaciones laborales de la sociedad:

• Respeto y dignidad humana: Valoramos y aceptamos a los demás por su condición de ser humano, pero también los valoramos por sus conocimientos, su potencial y por su experiencia como individuo y como miembro de un equipo. En virtud del respeto que se debe tener en el ámbito laboral esperamos que:

• Se trate a todos los compañeros de trabajo con consideración y dignidad, sin importar su cargo, función o condición.

• Realizar peticiones con amabilidad y dirigirse a las demás personas con cortesía.

• Respetar la privacidad de nuestros compañeros de trabajo y la nuestra.

• Evitar rumores que afecten la integridad de las personas y el logro de los objetivos organizacionales.

• Evitar palabras, actitudes y acciones agresivas hacia el otro y hacer en público referencia a defectos o situaciones vergonzosas de nuestros compañeros.

• Respetar la integridad física de los compañeros y abstenerse de ejecutar actos discriminatorios contra los compañeros de la oficina o contra las personas con quienes tenga relación por ocasión de su cargo o función.

• Reconocer y valorar los intereses y necesidades particulares, absteniéndose de juzgar por la primera impresión y sobre la base de comentarios de terceros.

• Adoptar modales de educación al saludar y al despedirnos de nuestros compañeros y de las demás personas con quien interactuamos en el ámbito laboral.

• Evitar hablar y reír en tono alto y en forma desmedida, escuchar música en alto volumen, tratar temas personales en forma abierta, y consumir alimentos en el puesto de trabajo que expidan olores, que puedan afectar a los

  compañeros.

• Evitar la difusión de rumores de cualquier naturaleza sobre los compañeros, sus situaciones personales, laborales, ausencias laborales, entre otros.
  

• Tolerancia y no discriminación: Aceptamos y respetamos las ideas, creencias y prácticas de los demás cuando son diferentes a las nuestras, con respeto y consideración hacia las diferencias étnicas, sociales, culturales y religiosas, entre otras, y teniendo siempre en cuenta que aquello que estemos respetando no atente

  contra la integridad y los derechos de las personas. En virtud de la tolerancia y no discriminación que se debe tener en el ámbito laboral esperamos que:

• Se valore la diferencia, la oposición y la contradicción, aceptando que existen puntos de vista diferentes.

• Aceptar el pluralismo con respeto y consideración hacia los demás

• Promover el diálogo argumentado como la forma de construir acuerdos.

• Evitar la crítica destructiva, atender las sugerencias y convertirlas en una oportunidad de mejora.

• Abstenerse de emitir juicios de valor sobre las situaciones.

• Abstenerse de fomentar enfrentamientos, o situaciones violentas entre compañeros.

• Fomentar las buenas relaciones entre jefes y colaboradores, las cuales deben ser cálidas, cordiales y respetuosas.

• Mantener en el lugar de trabajo una buena presencia, que denote aseo y limpieza.
  

• Confidencialidad Es deber de los trabajadores no divulgar información personal que haya podido conocer de otros compañeros de trabajo, buscando que no se den a conocer a los demás aspectos personales que vulneren la intimidad de los compañeros de trabajo, se espera que por ejemplo no sean divulgadas condiciones médicas de los trabajadores, condiciones de vida personal con ocasión de solicitud de permisos o licencias.
  

  • Imparcialidad: buscamos que todas las interacciones laborales se desarrollen sin prejuicios, sin tener interés directo en las situaciones que se presenten y sin dejar de lado el deber de ser justos, objetivos y equitativas en la evaluación de las situaciones que se presenten en el día a día laboral.
  

  • Celeridad y eficacia: En las actividades del ámbito laboral los trabajadores asumen el compromiso de atender y resolver los asuntos laborales en los tiempos establecidos, buscando que no se entorpezca el trabajo de los demás.
  

  • Transparencia y participación: Se espera que los trabajadores actúen con claridad y apertura sobre sus procesos asegurando que todos los trabajadores puedan acceder a información sobre las normas, políticas y procedimientos relacionados con la prevención y tratamiento del acoso, así como los fundamentos de las decisiones tomadas al respecto. Esto garantiza que las conductas de acoso no queden ocultas y que se puedan investigar de forma objetiva y con acceso a los interesados.
  

  • Tolerancia: Aceptamos y respetamos las ideas, creencias y prácticas de los demás cuando son diferentes a las nuestras, con respeto y consideración hacia las diferencias étnicas, sociales, culturales y religiosas, entre otras, y teniendo siempre en cuenta que aquello que estemos respetando no atente contra la integridad y los derechos de las personas.
  

Conductas Esperadas

• Tratar a todas las personas con respeto, cortesía y profesionalismo.

• Colaborar en el trabajo en equipo y en la comunicación asertiva.

• Reportar oportunamente situaciones o conductas contrarias al buen trato y convivencia.

• Cumplir con los procedimientos internos, asistir con puntualidad, y participar en actividades que promuevan el bienestar laboral.

• Permitir que los compañeros se expresen sin interrupciones, demostrando una escucha atenta y un interés genuino en lo que dicen.

• Enfrentar los problemas de manera asertiva, dialogar en un espacio neutral y buscar una solución acordada, en lugar de generar conflictos mayores.

• Abstenerse de emitir palabras, actitudes o acciones que puedan ser agresivas o que hagan referencia a defectos o situaciones vergonzosas de los compañeros.

• Aceptar las diversas formas de vivir, pensar y las condiciones de cada persona, fomentando un ambiente inclusivo y de aceptación de las diferencias.
  

Conductas Prohibidas

• Maltratos verbales, físicos o psicológicos.

• Discriminación o exclusiones por razones de género, raza, religión, edad, orientación sexual o cualquier otra condición.

• Rumores, hostigamientos, burlas, amenazas, sabotaje laboral y violencia de cualquier tipo.

• Obstaculización injustificada de tareas o asignación de labores innecesarias.

• Manifestaciones de acoso sexual o cualquier forma de exponer a los trabajadores a ambientes ofensivos o insalubres.

• Emitir palabras, actitudes o acciones que puedan ser agresivas que hagan referencia a defectos o situaciones vergonzosas de los compañeros.
  

Comité de Convivencia Laboral

• Funciones preventivas, orientadoras, conciliatorias y canalizadoras; sin facultad para determinar si existe acoso laboral.

• Atiende quejas e implementa procesos de mediación y solución, manteniendo en todo momento la confidencialidad y el debido proceso.

• El comité está conformado según el tamaño de la empresa y la normativa vigente así: En empresas con 5 a 20 trabajadores: 1 representante de los trabajadores y 1 del empleador, con sus suplentes.
  

Procedimiento para Quejas y Denuncias

A continuación, se presenta el procedimiento para tramitar quejas por acoso laboral de conformidad a lo establecido en la Resolución 3461 de 2025, regido bajo el derecho al debido proceso y los principios de celeridad, eficacia, imparcialidad y confidencialidad. Se aclara que el presente proceso se encuentra establecido en el documento SST-P Procedimiento para tramitar la gestión de quejas al comité de convivencia laboral:

El tiempo máximo total para cerrar una queja es de 65 días calendario desde la recepción formal de la queja.

Medidas Preventivas y Correctivas

• Capacitaciones periódicas sobre prevención del acoso y buenas prácticas de convivencia.

• Promoción del trabajo en equipo y actividades para fortalecer el clima laboral.

• Seguimiento continuo al cumplimiento de los compromisos adquiridos y de las recomendaciones del Comité.

• Sanciones internas bajo lo dispuesto en reglamento interno de trabajo, sin perjuicio de las acciones administrativas o judiciales que correspondan.

Recursos y Soporte

• La empresa garantizará los recursos físicos y tecnológicos necesarios para el funcionamiento del Comité y para brindar atención a las quejas.

• Con el fin de brindar apoyo emocional y atención psicológica a los trabajadores y contratistas que así lo requieran, GRUPO SKALA SAS hace uso de la línea de apoyo emocional establecida por la ARL SURA, en la cual podrán comunicarse los trabajadores de la siguiente manera:

Línea de atención a apoyo emocional y rutas de atención psicológica
01 8000 51 1414 OPCION 4 SALUD MENTAL - ARL SURA PROFESIONAL, Quien redirecciona al personal requerido según necesidad: como por ejemplo crisis emocional, suicidio, maltrato físico y/o sexual, que será atendido por especialistas.

Primeros Auxilios Psicológicos PAP1
Los Primeros Auxilios Psicológicos (PAP) consisten en ayudar de forma inmediata a las personas y atenuar los conflictos emocionales causados por la vivencia de situaciones traumáticas, mediante la utilización de técnicas simples basadas en métodos o teorías psicológicas. La meta de los PAP es que la persona salga del estado de choque y active sus recursos para recuperar su capacidad de afrontamiento, lo cual incluye la conceptualización del hecho, la clarificación de los pensamientos, el manejo adecuado de las emociones y sentimientos, el control de la subjetividad y la fantasía catastrófica, y el comienzo del proceso de solución.

GRUPO SKALA SAS consciente de la necesidad de cuidar la salud mental y psicológica de sus colaboradores, ha decidido nombrar como BRIGADISTA DE PRIMEROS AUXILIOS PISICOLÓGICOS a quien actualmente ostenta el cargo de DIRECTOR COMERCIAL, para que de aplicación al siguiente procedimiento:

Pasos para establecer si una persona requiere PAP

1. Las personas que requieren de los PAP suelen expresar emociones como miedo, tristeza, angustia, llanto y dolor. Por lo tanto, lo primero es identificar si una persona está expresando algunos de estos sentimientos.

2. Posteriormente se debe establecer contacto, invitar a la persona afectada a hablar sobre los hechos y sentimientos que está viviendo, escuchar con atención y expresar en lenguaje verbal y no verbal, su interés por comunicarse; es muy importante mantener contacto visual, permitirle hablar sobre sus experiencias, dejar que la persona se exprese de forma natural.

3. Identificada la necesidad de prestar los primeros auxilios psicológicos, GRUPO SKALA SAS, el brigadista de primeros auxilios psicológicos se desplazará con la persona afectada a un espacio privado dentro de la empresa, en donde puedan conversar de manera aislada al resto de personal, y continuación dará aplicación al protocolo ABCDE.
   

A. Escucha activa: Escuchar activamente, estando atento a las expresiones y vocabulario que utiliza la persona, identificar la forma en que se comunica. Se debe buscar entrar en empatía o “sintonización”, invitar a la persona a hablar sobre lo sucedido (los hechos) y escuchar e interpretar, para darse cuenta de sus reacciones (sentimientos y actitudes). Saber comunicarse con una persona angustiada, ansiosa o alterada es fundamental. Escuchar el testimonio puede ser de gran ayuda para calmar a la persona afectada, por lo cual es esencial dar espacio para que se cuente de manera espontánea lo que le está ocurriendo, sin presionar. Para otras personas será preferible guardar silencio: en estos casos permanecer a su lado en silencio, puede ser de gran ayuda. Lo central de la escucha activa es ser capaz de transmitir a la otra persona que allí hay un ser humano que está comprendiendo lo que le pasa.

B. Reentrenamiento de la ventilación: Algunas personas pueden mostrarse ansiosas, alteradas, confusas, temblorosas o con dificultad para respirar, sintiendo su corazón muy agitado. En estos casos se deben tomar algunos minutos para practicar reentrenamiento en ventilación y así ayudar a que se tranquilice: cuando botamos el aire pausadamente enviamos señales al cerebro que nos hacen sentir más tranquilos. Se inhala por la nariz profundamente, se mantiene el aire un momento y se exhala por la boca. Esta fase no es obligatoria, pero en caso de implementarla, se debe hacer aproximadamente durante cinco minutos.

C. Categorización de necesidades:

• Atender a las necesidades básicas de la persona (llamadas, utilización del baño, comida, bebida, ayuda médica y material, condición familiar, entre otras).

• Se debe acompañar a la persona en el proceso de identificar las necesidades y jerarquizarlas facilitando la utilización de sus propios recursos y redes de apoyo (personales o comunitarias) para hacer frente a la crisis que está viviendo, de manera que lo logrado se mantenga.

D. Derivación de redes:

• Se deben priorizar las necesidades y ayudar a solucionarlas, por ejemplo: ir al baño, tomar agua, hacer una llamada, informar al líder, cerrar puertas, enviar notificaciones, conseguir dinero, llamar a familiares o a servicios de emergencia, entre otras.

• Una vez identificadas las necesidades, se debe ayudar a contactar a las personas y servicios de apoyo social y laboral, que podrán ayudarle a satisfacer dichas necesidades ahora y más adelante, recordando siempre que la primera red de apoyo es la familia y los amigos.

E. Psicoeducación:

• Orientación sobre los siguientes elementos: ¿Qué se puede esperar los próximos días? Se darán estrategias de afrontamiento positivas, apoyo por parte de la empresa según sea la situación. Se deben promover estrategias de respuesta positiva ante el estrés y normalizar aquellas reacciones emocionales que son normales en situaciones de crisis, como: cambios bruscos en el estado de ánimo, dificultad para pensar, insomnio, angustia, entre otras. Explicar que lo más probable es que el malestar vaya pasando en algunas semanas, mostrar cómo ayudarse a sí mismo y a sus conocidos, indicar las gestiones que se deben hacer ante la empresa o las entidades de seguridad social.